BayLfD: Arbeitspapier zu Löschen oder Archivieren

Ein effektives Datenschutzmanagement erfordert vom Verantwortlichen sich nicht nur, sich Gedanken um die Zulässigkeit der Datenerhebung zu machen. Der datenschutzkonforme Umgang muss sich auf den gesamten Lebenszyklus von personenbezogenen Daten erstrecken und damit auch auf den Vorgang des Löschens.
Generell sind personenbezogene Daten zu löschen, wenn ihre Speicherung unzulässig ist oder ihre Kenntnis für die speichernde Stelle „zur Erfüllung ihrer Aufgaben nicht mehr erforderlich ist“. Um sicherzustellen, dass die personenbezogenen Daten nicht länger als nötig gespeichert werden, sollte der Verantwortliche Fristen für ihre Löschung oder regelmäßige Überprüfung vorsehen.
In der Praxis kann sich die Frage stellen, ob der Verantwortliche durch die Archivierung von personenbezogenen Daten den Datenschutz umsetzen kann oder vielleicht sogar muss (Archivierung als Löschungssurrogat).
Den damit zusammenhängenden Fragen widmet sich ein Arbeitspapier (Löschung oder Archivierung?), das der Bayerische Landesbeauftragte für den Datenschutz als Datenschutz-Aufsichtsbehörde für den bayerischen öffentlichen Sektor und die Generaldirektion der Staatlichen Archive Bayerns als zentrale staatliche Fachbehörde für alle Fragen des Archivwesens gemeinsam erarbeitet haben. Das Arbeitspapier skizziert die wesentlichen Aspekte der archivrechtlichen Aufbewahrungs- und der datenschutzrechtlichen Löschungsregelungen; es behandelt Gemeinsamkeiten, Unterschiede und grundlegende Wertungen, die im Schnittbereich beider Rechtsmaterien auftauchen.
Es charakterisiert die Archivierung als Löschungssurrogat und geht – unter Berücksichtigung der je eigenen Perspektive von Datenschutz- und Archivrecht – auf die Frage der Aufbewahrungsdauer ein. Der Aspekt der datenschutzrechtlichen Informationspflichten bei der Archivierung von Unterlagen bleibt ebenfalls nicht unbeachtet. Damit stellt das Arbeitspapier auch einen guten Ratgeber für die Herausforderungen dar, denen sich Verantwortliche nicht nur aus dem öffentlichen Bereich im Rahmen der Digitalisierung konfrontiert sehen. Damit dürfte das Arbeitspapier auch für Verantwortliche aus dem privatrechtlichen Bereich hilfreiche Anregungen bieten, die die Verarbeitung personenbezogener Daten im Spannungsfeld von Datenschutz- und Archivrecht organisieren müssen.